Datenschutz in der Kasseler Sportvereinigung Auedamm


 

 

Den bei der Datenverarbeitung arbeitendenden Personen ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis).

Die Personen haben sich dem Datengeheimnis verpflichtet und das Datengeheimnis besteht auch nach Ablauf ihrer Tätigkeit bei uns fort.

Auch unsere Abteilungsleiter, Übungsleiter und der Vorstand unterliegen dem Datengeheimnis und haben sich der Wahrung des Datenschutzgeheimnises verpflichtet.

 

25.05.2018

 

 

Auskunftsanfrage Datenschutz - Ihr Formular bei Fragen Rund um das Thema Datenschutz.

 

Bitte senden an

per Post : Geschäftsstelle KSV Auedamm, Auedamm 17, 34121 Kassel

oder per E-Mail: geschäftsstelle@ksvauedamm.de

 

 

Kasseler Sportvereinigung Auedamm


Datenschutzordnung

 

 

Kasseler Sportvereinigung Auedamm e.V. Datenschutzordnung nach DS-GVO und BDSG neu ab 25.05.2018

 

 

1. Erhebung von Daten der Vereinsmitglieder

 

Mit Vereinsbeitritt und während der Vereinsmitgliedschaft werden nur solche Daten von Mitgliedern erhoben, die für die Begründung und Durchführung des zwischen Mitglied und Verein durch den Beitritt zustande kommenden rechtsgeschäfts ähnlichen Schuldverhältnisses erforderlich sind.

Damit werden alle Daten erhoben, die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder notwendig sind:
1. Name, Anschrift, Geburtsdatum
2. Telefon-Nr., E-Mail-Adresse, Datum des Vereinseintritts, ggf. Bankverbindung

Die unter Punkt 1. genannten Daten werden ggf. bei Teilnahme an Wettbewerben, an Lehrgängen oder an Besuchen von Veranstaltungen an den Dachverband weitergeleitet. Dies beinhaltet ggf. zusätzliche Informationen zu Funktionsträgern.

Der Widerruf der Einwilligungserklärung in die Datenverarbeitung gilt - sowohl für Altmitglieder als auch für Neumitglieder - gleichzeitig als Kündigung der Vereinsmitgliedschaft unter Einhaltung der vereinbarten Kündigungsfrist. Davon ausgenommen ist der Widerruf der erteilten Einzugsermächtigung (Bankverbindung).

Die o.a. Bestimmungen sind in die Mitgliedsanträge mit Gültigkeit ab 25.05.2018 aufgenommen. Auf die freiwillige Abgabe der Einwilligungserklärung sowie auf das jederzeitige Widerrufsrecht wird hingewiesen.

 

Altmitglieder werden auf ihr Widerrufsrecht im Sportblick mit der Ausgabe 2/2018 hingewiesen.

 


2. Erhebung von Daten Dritter

Der Verein kann Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern (z.B. von Gästen, Zuschauern, Besuchern, fremden Spielern, Teilnehmern an Lehrgängen und Wettkämpfen) erheben, soweit dies zur Wahrnehmung berechtigter Interessen des Vereins erforderlich ist. Dies betrifft Daten zu Name, Vorname, Anschrift und Geburtsdatum.

 

3. Erhebung von Personendaten der Beschäftigten des Vereins

Personendatenbezogene Daten von Beschäftigten werden ausschließlich für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses von dem Auftragnehmer verarbeitet.

 

4. Speicherung und Aufbewahrung von personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern werden in dem EDV-System des Vereins gespeichert und verwaltet. Das EDV-System des Vereins ist geschützt durch einen passwortgeschützten Nutzer-Account mit eingeschränkter Nutzung sowie eines Firewall-Systems.

 

Folgende Personen haben Zugriff auf die gespeicherten Daten:


Mitarbeiter/in der Geschäftsstelle
Kassenwart/in des Vereins
1 Vorstandsmitglied
Datenschutzbeauftragte/ter

 

Vorstandsmitglieder des Vereins erhalten 1 x p.a. die Mitgliedsdaten im Papierformat. Dies beinhaltet die unter Punkt 1 genannten personenbezogenen Daten ohne Bankverbindung. Die Aufstellung wird nach der Aktualisierung vorschriftsmäßig entsorgt.

Abteilungsleiter und Kassenwarte erhalten die Mitgliederdaten der entsprechenden Sparten 1 x p.a. im Papierformat. Die Mitgliederdaten beinhalten Name, Vorname, Geburtsdatum und aus Sicherheitsgründen der Erreichbarkeit die Tel. Nr. bzw. die E-Mail-Adresse (insbesondere bei Jugendlichen). Die Aufstellung wird nach der Aktualisierung vorschriftsmäßig entsorgt.

Daten in Papierformat (Mitgliedsanträge) werden in einem separat abschließbaren Raum in abschließbaren Schränken in den Vereinsräumen aufbewahrt.

 

5. Nutzung der personenbezogenen Daten

Die Nutzung der personenbezogenen Daten ist eingeschränkt und im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten hinterlegt. Dies beinhaltet
die Verarbeitungstätigkeit
den Ansprechpartner inkl. Kontaktdaten und ggf. Vertreter
Datum der Einführung
Zweck der Verarbeitung
Kategorie der betroffenen Personen
Kategorie von personenspezifischen Daten
Kategorie von Empfängern
Drittlandtransfer
Löschfristen technische / organisatorische Maßnahmen

Das Verzeichnis ist für den Datenschutzbeauftragten des Landes Hessen jederzeit einsehbar.

 

6. Sicherheit personenbezogener Daten

Der Vorstand weist darauf hin, dass ausreichende technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen wurden. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Mitgliederdaten im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Daher nimmt das Vereinsmitglied die Risiken für eine eventuelle Persönlichkeitsrechtsverletzung zur Kenntnis und ist sich bewusst, dass:
Die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen.
Die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht garantiert ist.

Das Vereinsmitglied trifft die Entscheidung zur Veröffentlichung seiner Daten im Internet freiwillig und kann seine Einwilligung gegenüber dem Vereinsvorstand jederzeit widerrufen.

Der Mitgliedsantrag ab 25.05.2018 beinhaltet die entsprechenden Hinweise. Altmitglieder werden auf ihr Widerrufsrecht per Rundbrief hingewiesen.

 

7. Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verein

Daten von Mitgliedern können weitergegeben werden, sofern dies zur Erreichung des Vereinszwecks, insbesondere zur Verwaltung und Betreuung der Mitglieder erforderlich ist (Tageszeitung, Vereinszeitung, Internet). Darüber hinaus gehende Veröffentlichungen personenbezogener Daten bedürfen der Einwilligung bzw. des Widerrufs (Altmitglieder). Altmitglieder werden per Rundbrief über ihr Widerrufsrecht informiert.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Vereinsmitglieder übermittelt. Die Vereinssatzung sieht jedoch vor, dass eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen wird, sofern ein Fünftel aller stimmberechtigten Mitglieder dies auf Antrag verlangen. Im Zuge dessen ist es im Vereinsinteresse erforderlich, dass die Bekanntgabe der Mitgliederdaten erforderlich wird. Der Beantragende wird verpflichtet und muss zusichern, dass die ausgehändigten Adressen nicht für andere Zwecke verwendet und im Anschluss ordnungsgemäß entsorgt werden.

Aushänge und Veröffentlichungen (schwarzes Brett und Vereinszeitschrift) werden entsprechend des Vereinszwecks publiziert. Dies sind beispielsweise Mannschaftsaufstellungen, Spielerergebnisse, o. ä.
Persönliche Nachrichten mit einem Bezug zum Verein wie Eintritte, Austritte, Spenden, Geburtstage und Jubiläen können veröffentlicht werden, sofern dem nicht widersprochen wurde.

Veröffentlichungen zu Eheschließungen, Geburt von Kindern, Abschluss von Schul- und Berufsausbildungen, etc. bedürfen der separaten schriftlichen Einverständniserklärung. Der Nachruf von verstorbenen Vereinsmitgliedern ist ohne Einwilligung möglich.

Funktionsträger dürfen ohne ausdrückliche Einwilligung mit ihrer „dienstlichen" Erreichbarkeit auf der Homepage des Vereins eingestellt werden (ohne private Adresse).

Informationen über Vereinsmitglieder (z.B. Spielergebnisse und persönliche Leistungen, Mannschaftsaufstellungen, Ranglisten, Torschützen, etc.) oder Dritte (z.B. Spielergebnisse externer Teilnehmer an einem Wettkampf) können ausnahmsweise auch ohne Einwilligung kurzzeitig ins Internet eingestellt werden, wenn die Betroffenen darüber informiert wurden.

Die vom Verein ausgerichteten Veranstaltungen sind öffentlich. Die Namen und Ergebnisse werden im Rahmen der Veranstaltungen öffentlich bekannt gegeben. Die Veröffentlichen beinhalten den Nachnamen, den Vornamen, die Vereinszugehörigkeit und ggf. den Geburtsjahrgang sowie Fotos.

Bei einer Veröffentlichung eines Einzelfotos sowie des vollen Geburtsdatums bedarf es der ausdrücklichen Einwilligung bzw. des Widerrufs (Altmitglieder) des Betroffenen. Diese Daten werden nach angemessener Zeit gelöscht.

Veröffentlichungen in der Vereinszeitschrift oder in Pressemitteilungen erfolgen ohne Einwilligung ausschließlich wenn es sich um ein Ereignis von öffentlichem Interesse handelt. Voraussetzung ist eine öffentliche Veranstaltung.

 

8. Auskunftsrecht

Jedes Vereinsmitglied hat das kostenfreie Recht, Auskunft über seine gespeicherten Daten anzufordern. Die Anforderung erfolgt über die Geschäftsstelle des Vereins.

 

9. Sperrung der Daten

Die Datenverarbeitung und die Veröffentlichung personenbezogener Daten wird bei Widerruf gesperrt. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungen und Veröffentlichungen bleibt davon unberührt.

 

10. Löschung der Daten

Personenbezogene Daten werden nach Vereinsaustritt oder Tod des Vereinsmitglieds in dem EDV-System des Vereins im 1. Quartal des Folgejahres gelöscht. Die ordnungsgemäße Entsorgung der Mitgliederanträge in Papierform erfolgt im 1. Quartal des vierten Folgejahres. Dies entspricht den gesetzlichen Vorgaben.

 

03.06.2018 -  KSV Auedamm e.V. / Datenschutzverordnung